Modelo Canvas para Proyectos

Modelo Canvas para Proyectos

“No es lo mismo casarse con la persona correcta, que pasarse 40 años tratando de mejorar a la escogida” – Adriano Coronel.

Como pasa en la vida, también ocurre en los proyectos, por eso el proceso de iniciación es el más importante de todos. Pequeñeces al inicio del proyecto, tienen consecuencias gigantescas más tarde en su desarrollo.

Parte del problema reside en que la lógica de la definición del proyecto es invisible, pues es difícil visualizar los objetivos o riesgos, por mencionar algunos. Es claro que se pueden escribir como un texto, pero los documentos –y más si son largos– tienden a perderse en la avalancha de archivos y correos que se generan en un proyecto.  Un texto plano tampoco logra representar la relación entre los diferentes elementos, perdiendo de esta forma la oportunidad de tener una “gran pintura” del trabajo a realizar.

Como solución, el Project Canvas creado por Jim Kalbach, puede ayudarnos en esta labor, al proveer una visión simple y unificada de estos elementos y sus relaciones; se aclara que este no reemplaza la documentación del proyecto, es un apoyo.  Esta solución está inspirada en el Business Model Canvas de Alexander Osterwalder, el cual visualiza hasta 9 dimensiones del negocio; el Project Model Canvas se enfoca en diez de los aspectos más relevantes al momento de diseñar los proyectos. El autor no incluyó de forma deliberada algunos aspectos como los “factores críticos de éxito” y temas relacionados con el presupuesto y los recursos; pues considera que en este vistazo general (el Project Model Canvas) serían complejos de representar y no aportaría valor a todos los roles del equipo de trabajo.

 

Elementos del Project Model Canvas

Muestra del Project Model Canvas. Abajo encontrarás un link para descargarlo en versión Microsoft Excel y PDF.

Primero, hay un grupo de elementos que inician y finalizan el proyecto, los cuales están ubicados en la parte superior e inferior del formato, en cuadros de fondo gris:

  • Proyecto: nombre del proyecto.
  • Motivación: describe de forma general al proyecto y que hizo que el patrocinador (Sponsor) decidiera dar vida al proyecto. Un ejemplo puede ser: “las estadísticas muestran que los ratios de conversión (compras) han disminuido, y un análisis del problema identificó que el proceso de pago en caja es muy lento para muchos compradores. Este proyecto busca optimizar el procedimiento de pago en caja para incrementar las conversiones (compras).”
  • Fecha de actualización: para llevar un control de cambios.
  • Fin del proyecto: Este se ubica en la parte inferior del lienzo (canvas). En este campo se indica cuando el proyecto se encuentra finalizado. Esta finalización puede ser la fecha de lanzamiento del producto del proyecto o una decisión de los interesados (stakeholders) al aceptar el entregable (como en las metodologías ágiles, por ejemplo Scrum).

Los elementos detallados del Project Model Canvas son los diez cuadros del área central:

  1. Usuarios: en todo proyecto, los usuarios son el centro de atención, por eso están en la parte central del formato. En este cuadro se deben listar los grupos más relevantes para el proyecto. Su detalle puede ser de alto nivel como “lectores” o “anunciantes”, en el caso de que el proyecto sea un portal web de noticias; también hay la posibilidad de ser más granular y específico, detallando los nombres precisos de los usuarios.
  2. Beneficios para los usuarios: este cuadro contesta la pregunta ¿Qué ganan los usuarios con este proyecto? Debe contener un listado concreto de los beneficios que obtendrán los usuarios una vez el proyecto esté finalizado. Este puede incluir cosas como “tiempos menores al pagar en caja”, “control sobre el contenido del sitio”, etc.
  3. Objetivos: se ubica a la izquierda de los usuarios. También se pueden asignar métricas de éxito para cada objetivo de este cuadro. Es recomendable utilizar subtítulos para diferenciar cada tipo de información. Si el proyecto es parte de un Programa o Portafolio de Proyectos, debe listar primero los objetivos únicos del proyecto y luego, de forma separada, los objetivos en común con el Programa o Portafolio de Proyectos al cual pertenece.
  4. Participantes: en este cuadro se deben incluir todas las personas involucradas de alguna forma con el proyecto. Se distinguen roles en tres listas separadas: 1. Equipo de trabajo, 2. Interesados (stakeholders) y 3. Terceros involucrados en el proyecto.  También se puede incluir los nombres individuales de estos participantes o mostrar las dependencias entre ellos. Por ejemplo: si los prototipos dependen de que el Cliente entregue algún contenido, se debe hacer explícita esta situación.
  5. Actividades: a la derecha de los usuarios estarán las actividades clave. Estos son los métodos y enfoques que puede utilizar en el proyecto. Ejemplos: “Investigación del usuario”, “desarrollo de talento”, “diseño de concepto”, “esqueleto de diseño (wireframe)”, “creación de maquetas detalladas”, y “pruebas de usuario”, por mencionar algunas actividades relacionadas con el diseño.
  6. Entregables: lista de documentos que se deben entregar. En este cuadro no se deben incluir documentos internos de trabajo como hojas de cálculo, archivos de análisis y documentación de la Gerencia de Proyectos. Este podría incluir elementos de valor para los interesados (stakeholders), así como recursos, activos o manuales relacionados con producto o servicio que puede ser útiles para el cliente.
  7. Riesgos: esta es una lista de potenciales eventos futuros, que pueden tener un impacto negativo en el proyecto; recordar que los que tienen impacto positivo se llaman “oportunidades”, pero no se listarán aquí. Por ejemplo: reclutar usuarios para las pruebas del producto, pueden ser un foco de riesgo ya que impactarán los tiempos relacionados con las pruebas u obligarán a reducir el tamaño de la muestra a probar. En este cuadro también se debe listar como se mitigarán estos riesgos.
  8. Hitos: en este cuadro se listarán las fechas claves, puntos y eventos significativos que dan forma a la línea de tiempo del proyecto. Esto incluye cosas como “taller con la alta dirección”, “sesiones de pruebas con el usuario” y las fechas de lanzamiento.
  9. Restricciones: el tiempo y el dinero son limitaciones naturales de los proyectos, por eso no se listarán en este cuadro; los recursos a pesar de ser una restricción estándar, si deben ser relacionados en este cuadrante. El foco, para llenar este sector del lienzo (canvas), es buscar las limitaciones que haya en el trabajo y los procesos, la tecnología y las plataformas.  Por ejemplo, al desarrollar un sitio web, se debe saber si se requiere que corra a al tiempo en Celulares y Tablets.
  10. Alcance: finalmente, se define el alcance del proyecto. Se deben listar las características y funciones que han de considerarse en el proyecto. También se debe listar que cosas NO harán parte del alcance. La información consignada en este cuadrante ayudará a evitar la corrupción del alcance.
Ejemplo del Project Model Canvas diligenciado. Abajo encontrarás un link para descargarlo en versión Microsoft Excel y PDF.

Momentos donde el Project Model Canvas brillará

Estos son algunos usos comunes del modelo canvas de proyectos:

  • Reuniones informativas o informes del proyecto: En este caso, el Project Model Canvas hace las veces de lista de chequeo para saber que preguntar. Las anotaciones que se hagan en él deben ser lo más concisas posibles para que entren en un solo lienzo (canvas).
  • Talleres de introducción o lanzamiento: si se imprime en un canvas vacío en un formato grande (ploteado o proyectado), se pueden usar notas adhesivas (post-its) para hacer su completado de forma interactiva.  El lienzo (canvas) facilitará el flujo de la discusión.
  • Referencias del proyecto: se puede imprimir el lienzo (lleno, en este caso) en un formato grande para colocar en una cartelera y que sirva de referencia al equipo en todo momento.

 

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Prueba el Project Model Canvas y comenta como te fue u oportunidades de mejora.

Traducción libre de: The Project Canvas por Jim Kalbach

Imagen: Erick Bailey

Author: Alexander Andrade

Ingeniero de Sistemas, Especialista en Gerencia de Proyectos y Estudiante de Maestría en Administración de Negocios MBA
Tel: +57-317-241-5118

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